Les 3 étapes clés pour digitaliser efficacement chaque processus de votre entreprise

La digitalisation est devenue un impératif pour les entreprises souhaitant rester compétitives et efficaces. Cependant, il ne suffit pas simplement d’adopter de nouvelles technologies ; il est crucial de digitaliser de manière intelligente.

Chez Customity, nous accompagnons nos clients pour digitaliser leurs procédures de la bonne manière, en identifiant ce qui peut être automatisé pour faire gagner un temps précieux, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur ce qui a réellement de la valeur. Cette approche améliore non seulement la qualité du travail, mais réduit également le stress des équipes en leur permettant de se concentrer sur leurs missions principales plutôt que sur la gestion des tâches secondaires. Voici les trois étapes clés pour digitaliser chaque processus de votre entreprise.

Étape 1 : Analyser ce que fait (vraiment) votre équipe

La première étape de toute digitalisation réussie consiste à comprendre en profondeur ce que fait votre équipe au quotidien. Il est essentiel d’observer les opérations en temps réel et d’échanger avec ceux qui exécutent ces tâches pour obtenir une vision claire de la réalité.

• Observer et échanger avec les équipes : Passez du temps avec vos équipes pour comprendre leurs routines, les défis qu’elles rencontrent, et les étapes qu’elles suivent. Cette observation directe est cruciale pour saisir les nuances de chaque tâche.
  
  

• Découper par phases et par étapes : Segmentez chaque processus en phases distinctes, puis en étapes plus spécifiques. Cela vous permettra d’isoler chaque action et de comprendre son rôle dans l’ensemble du processus.
  
  

• Noter les complexités : Identifiez ce qui est complexe et ce qui ne l’est pas. Les tâches complexes peuvent nécessiter une approche plus nuancée, tandis que les tâches simples peuvent être les premières candidates à l’automatisation.
  
  

• Mesurer le temps et le coût : Évaluez le temps que chaque étape prend et le coût associé. Cela vous fournira une base solide pour déterminer quelles tâches méritent d’être digitalisées en priorité.
  
  

Étape 2 : Identifier les actions à faible valeur ajoutée

Une fois que vous avez une vue d’ensemble claire de ce que fait votre équipe, l’étape suivante consiste à identifier les actions qui consomment du temps sans apporter une réelle valeur ajoutée.

• Repérer les pertes de temps : Identifiez les tâches répétitives et chronophages, comme la saisie de données, qui pourraient être automatisées pour libérer du temps.
  
  

• Délimiter les zones d’automatisation : Déterminez ce qui peut être automatisé et ce qui doit rester entre les mains des humains. Il est crucial de ne pas chercher à tout digitaliser sans discernement ; certaines décisions nécessitent un jugement humain.
  
  

• Flexibilité vs Immuabilité : Décidez de ce qui doit rester flexible pour s’adapter aux circonstances et de ce qui doit être immuable. Cette distinction vous aidera à éviter une digitalisation trop rigide qui pourrait devenir un obstacle à long terme.
  
  

Étape 3 : Estimer les bénéfices pour s'assurer de la rentabilité

La dernière étape consiste à évaluer les bénéfices potentiels de la digitalisation avant de passer à l’action.

• Calculer les gains : Estimez de manière objective les gains que vous pourriez obtenir, qu’ils soient financiers, humains, ou en termes de qualité ou de capacité opérationnelle. Ces estimations vous aideront à justifier l’investissement nécessaire pour digitaliser.
  
  

• S’entourer d’un expert : Travailler avec un expert en digitalisation, comme Customity, est crucial pour choisir les bons outils et mettre en place des solutions qui répondent à vos besoins spécifiques. Un expert pourra vous guider à travers les différentes options et vous aider à faire des choix éclairés.
  
  

Suivre l’implémentation : Une fois que le logiciel est en place, continuez de rester en contact avec votre équipe pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Les ajustements post-implémentation sont souvent nécessaires pour optimiser l’efficacité et garantir que la digitalisation a bien l’effet escompté.

Conclusion

La digitalisation des processus d’une entreprise n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire le stress des équipes et d’augmenter la qualité du travail. En suivant ces trois étapes clés — analyser, identifier, et estimer — vous pouvez digitaliser chaque processus de manière efficace et intelligente, en maximisant les bénéfices tout en minimisant les risques.

Chez Customity, nous nous engageons à accompagner nos clients tout au long de ce parcours, en leur fournissant les outils et le soutien nécessaires pour réussir leur transformation digitale.